Tuottavuuden parantaminen on näinä aikoina monelle yritykselle paitsi tavoite, niin monelle myös tulevaisuuden elinkelpoisuuden edellytys. Siinä esihenkilön valta, vastuu ja asenne ovat merkittävässä asemassa. Tässä missiossa keskeisiä teemoja ovat ennen kaikkea tuottavuuden mittaaminen ja siihen vaikuttavat tekijät sekä erilaiset kehittämismenetelmät sen parantamiseksi. Siinä esihenkilön proaktiivisuus on avainasemassa ja ennakoinnilla voidaan saada myös kilpailuetua markkinoilla. Lisäksi henkilöstön osallistaminen ja työhyvinvointi nousevat merkittäviksi teemoiksi, kun puhutaan tuottavuudesta. Haasteita johtamiselle tuo kuitenkin toimintaympäristön monimutkaistuminen, kilpailun kiristyminen, riskien kasvu sekä nykyisin lähes olematon talouskasvu. − Mitä tilanteelle olisi tehtävissä, jotta yritys voisi tulevaisuudessakin pysyä kilpailukykyisenä ja menestyä?

Elämme jännittäviä aikoja. Yritysten pitäisi pystyä kehittämään toimintaansa jatkuvasti oikeaan suuntaan joustavasti, innovatiivisesti ja nopeasti. Lisäksi digitalisaatio on tuonut sen tarjoaman hyödyn lisäksi työhön omat haasteensa. Johtamisen haasteisiin kuuluu niin ikään yhteiskuntavastuu sekä taloudellisesta, sosiaalisesta kuin ympäristönkin näkökulmasta. Tänä päivänä myös henkilöstön moninaisuus on paitsi voimavara myös haaste esihenkilötyölle.

Johtajan harteita painavat monenlaiset vastuut, joiden merkitys korostuu sitä enemmän, mitä haasteellisemmat ajat yrityksellä ovat. Käytännössä johtajan vastuulle voidaan lukea kuuluvaksi ennen kaikkea toiminnan jatkuva seuranta ja kehittäminen. Toinen tärkeä vastuualue on asiakasymmärrys, jonka pitäisi olla lähtökohtana kaikelle liiketoiminnan kehittämiselle. Pelkkä asiakastyytyväisyys tai asiakaslähtöisyys eivät enää riitä, vaan on pyrittävä ymmärtämään ja tulkitsemaan asiakkaiden odotuksia yhä laajemmin, kun pyritään rakentamaan ja kehittämään kannattavampaa liiketoimintaa. Lähestymistapana tässä kehitystyössä voivat olla muotoiluajattelu sekä valmentava johtaminen.

Ideat innovaatioiksi turvallisessa ilmapiirissä

Innovatiivisuuden johtaminen on tänä päivänä tärkeä osa-alue tavoiteltaessa parempaa tuottavuutta. Työyhteisön innovatiivisuus tarkoittaa kykyä luoda ja ottaa käyttöön uusia ja hyödyllisiä ideoita. Innovatiivisuus ei siis pidä sisällään vain luovuutta, vaan kyvyn soveltaa ideoita käytäntöön siten, että ne tuottavat hyötyä sekä asiakkaalle että palvelun tuottajalle.

Nykyisin innovaatio vaatii lähes poikkeuksetta tiimityötä ja laajaa osallistumista, jopa organisaatiorajojen yli. Ideoita voi toki keksiä yksinkin. Sen sijaan innovaatioita syntyy enää harvoin vain yhden henkilön ajatuksista, vaan niitä kehitetään yhdessä keskustellen eteenpäin. Tämä ei tapahdu vain yrityksen sisällä, vaan voi tapahtua yhdessä esimerkiksi eri sidosryhmien, kuten asiakkaiden, kanssa.

Innovaatiot voivat olla tänä päivänä monenlaisia. Palvelualoilla keskeiseen asemaan ovat nousseet toiminta(tapa)innovaatiot. Ne voivat näyttäytyä uutena tapana nähdä, oppia ja toteuttaa liiketoimintaa tai segmentoida markkinat. Innovaatio voi olla uusi tapa yhdistää osaamista ja löytää synergioita, hyödyntää olemassa olevat voimavarat tai hankkia tarvittavia voimavaroja. Innovaatiota ei kuitenkaan synny, jos ihmisillä ei ole rohkeutta tarttua uusiin mahdollisuuksiin ja ellei epäonnistumisia sallita. Ideoiden julkituominen ja niiden kehittäminen kaupallisesti kannattaviksi innovaatioiksi vaatii kuitenkin turvallisen ilmapiirin ja kannustavaa esihenkilötyötä.

“Innovatiivisuuden johtaminen on tänä päivänä tärkeä osa-alue tavoiteltaessa parempaa tuottavuutta. Työyhteisön innovatiivisuus tarkoittaa kykyä luoda ja ottaa käyttöön uusia ja hyödyllisiä ideoita. Innovatiivisuus ei siis pidä sisällään vain luovuutta, vaan kyvyn soveltaa ideoita käytäntöön siten, että ne tuottavat hyötyä sekä asiakkaalle että palvelun tuottajalle.”

Miten tuottavuutta voidaan parantaa?

Tuottavuuden parantamiseen on olemassa useita keinoja. On menneen talven lumia ajatella, että tuottavuutta voidaan parantaa vain tekemällä enemmän ja nopeammin. Silloin laatu kärsii ja työntekijät voivat uupua, jolloin asiakkaatkaan eivät ole yhtä tyytyväisiä.

Sen sijaan kannattavan liiketoiminnan perusta on asiakasymmärrys ja sen ympärille tulee yrityksen muu toiminta rakentaa. Asiakkaita varten yritykset on olemassa ja asiakkaat viimekädessä palkankin maksavat. Asiakkuuksien johtamisen nimissä monet organisaatiot ovatkin investoineet mittavasti muun muassa digitaalisiin järjestelmiin, mutta valitettavasti toisinaan pettyneet niiden tuomaan lisäarvoon. Paremmin olisi onnistuttu parantamaan tuottavuutta, jos sen sijaan olisi kuunneltu asiakkaita ja keskitytty heidän kokemuksensa analysointiin ja kehitetty toimintaa sen pohjalta palvelumuotoilun keinoin. Miksi siis miettiä asiakkaiden puolesta, mitä he haluavat, jos voi sitä heiltä kysyä.

Myös henkilökunta tulee osallistaa yrityksen kaikenlaiseen kehittämiseen. Esimerkiksi työolosuhteiden ja työtilojen kehittäminen luo edellytykset myös tuottavuudelle. Tarkoituksenmukaiset fasiliteetit mahdollistavat tuottavan toiminnan ja tehokkuuden lisäksi vaikuttavat kokonaisvaltaisesti työhyvinvointiin. Siinä mikä on kenellekin hyvä työympäristö, on paras asiantuntija työntekijä itse. Jos asiakkaita tulee kuunnella, niin tottahan tulee kuunnella henkilökuntaakin. Esihenkilön ei tarvitse päättää kaikkea fiksujen ihmisten puolesta, vaan kysyä kehittämisehdotuksia henkilökunnalta, oman työnsä asiantuntijoilta.

Prosessien ja työvälineiden kehittäminen ovat kuitenkin loppupelissä pieniä kustannuksia. Esimerkiksi kunnon työvälineet voivat helpottaa työntekoa, säästää aikaa, lisätä motivaatiota ja kehittää tuottavuutta. Vai miltä tuntuisi kampaajamestarin leikata kaverin vanhoilla ja kuluneilla saksilla? Kunnon työvälineet paitsi maksavat itsensä takaisin moninkertaisesti, niin sellaisten hankkiminen osoittaa myös työntekijöiden arvostamista.

“Henkilökunta tulee osallistaa yrityksen kehittämiseen. Työolosuhteiden ja työtilojen kehittäminen luo edellytykset myös tuottavuudelle. Tarkoituksenmukaiset fasiliteetit mahdollistavat tuottavan toiminnan ja tehokkuuden lisäksi vaikuttavat kokonaisvaltaisesti työhyvinvointiin. Siinä mikä on kenellekin hyvä työympäristö, on paras asiantuntija työntekijä itse.”

Voiko parturi-kampaamo tai kauneussalonki olla oppiva organisaatio?

Oppivan organisaation käsite liittyy kiinteästi tiimityöhön. Siinä keskeistä on olemassa olevan tilanteen kyseenalaistaminen, jolloin positiivisella tavalla mietitään, että onko nykyinen toimintatapa paras tai järkevin vai voisimmeko tehdä asiat esimerkiksi kustannustehokkaammin tai tuottaen enemmän lisäarvoa asiakkaalle.

Tämä liittyy osittain myös digitalisaatioon, sillä digitalisaation käyttöön ottaminen ilman yrityksissä tehtäviä toiminnan muutoksia tuskin onnistuu, vaan se vaatii kokonaisvaltaisempaa rakenteiden ja prosessien uudelleenjärjestelyä. Siihen liittyy myös vapaa tiedonkulku kaikkiin suuntiin eli kaikki se informaatio, jota yrityksessä on olemassa, pitäisi olla vapaasti kaikkien käytettävissä, jotka sitä tarvitsevat. Tässä avainsanoja ovat avoimuus ja läpinäkyvyys.

Osallistaminen ja yhdessä tekeminen on tärkeitä elementtejä oppivassa organisaatiossa. Tässä keinona voi olla valmentava johtaminen. Käytännössä se tarkoittaa työntekijöiden kuuntelua ja aktivoimista sekä mukaan ottamista suunnitteluun ja päätöksentekoon. Tämä tarkoittaa myös henkilöstön valmentamista ratkaisemaan itse ongelmiaan, silloin kun se on mahdollista.

Virheistä oppiminen on myös keskeinen osa oppivan organisaation toimintaa. Virheitä saa tehdä ja niistä opitaan ja niitä ei tarvitse piilotella. Avoimuus ja kehittymistä tukeva kulttuuri ja kehittymisen palkitseminen on myös hyvä pitää mielessä esihenkilötyössä.  Työyhteisössä on myös taatusti löydettävissä käyttämätöntä potentiaalia. Miksi ei siis hyödynnettäisi oppivan organisaation käsitteeseen kuuluvia toimivia elementtejä ja otettaisi positiivisessa mielessä irti kaikkea sitä, mitä henkilöstö osaa. Tällaista toimintaa arvostetaan ja se on omiaan lisäämään henkilökunnan työmotivaatiota.

“Oppivan organisaation käsite liittyy kiinteästi tiimityöhön. Siinä keskeistä on olemassa olevan tilanteen kyseenalaistaminen, jolloin positiivisella tavalla mietitään, että onko nykyinen toimintatapa paras tai järkevin vai voisimmeko tehdä asiat esimerkiksi kustannustehokkaammin tai tuottaen enemmän lisäarvoa asiakkaalle.”

Miten esihenkilötyö vaikuttaa tuottavuuteen?

Parhaimmiksi motivaatiota ja suorituksia parantaviksi tekijöiksi on erilaisissa tutkimuksissa havaittu  henkilökohtaiset tapaamiset lähimmän esihenkilön kanssa, johdon säännöllinen osallistuminen ja käytänteet, joissa nostetaan esille hyviä tuloksia sekä mahdollisuus osallistua tavoitteiden asettamiseen. Motivaation kannalta myös taloudelliset kannustimet ovat merkityksellisiä. Sitä voivat olla esimerkiksi tulokseen perustuva palkka.

Tänä päivänä yhä useammin rahaa tärkeämmäksi motivaatiotekijäksi nousee kuitenkin työstä saatu henkinen tyydytys ja työssä viihtyminen. Valmentavassa johtamisessa onkin kyse yksilön ja ryhmän kykyjen ja potentiaalin aktivoinnista ja käyttöönotosta. Mitä paremmin yritys kohtelee ja johtaa työntekijöitään, sen motivoituneempia ja sitoutuneempia hekin ovat yritykseen.

Tärkeimpinä motivaatiotekijöinä ja suorituksia parantavina keinoina ovat toimenpiteet, joihin tarvitaan ihmisten välistä vuorovaikutusta. Sähköiset viestimet ja digitaalisuus eivät korvaa henkilökohtaista kommunikointia, kun on kyse ihmisten motivoimisesta ja suorituskyvyn parantamisesta. On eri asia keskustella kasvokkain ja asiat tulevat helpommin oikein ymmärretyksi, kun sanallista viestiä täydentää sanaton viestintä, jolloin esimerkiksi äänen painolla ja ilmeillä on suuri merkitys. Ihminen on kuitenkin tunteellinen olento ja tunteet vaikuttavat muun muassa motivaatioon.

Työntekijät toivovat tänä päivänä mielekkäitä ja monipuolisia työtehtäviä sekä sopivasti haastetta. Työnmuotoilu on yksi varteenotettava menetelmä työhyvinvoinnin ja työn tuottavuuden ja kehittämisessä. Valitettavasti sen mahdollisuuksia ei tiedosteta, eikä sitä osata riittävästi hyödyntää. Lisäksi töiden organisointi, kuten työnjako ja tehtäväkuvat, voidaan järjestää monella tavalla. Työaika, sen määrä ja joustavuus ovat yksi merkittävä tekijä myös työhyvinvoinnin kannalta. Myös fyysinen paikka, missä työtä tehdään, voi merkitä työntekijälle paljon. Näin moninaisista tekijöistä muodostuu se, mitä ihmiset ymmärtävät tänä päivänä työn sisällöllä. Se ei siis ole pelkästään niin sanottu toimenkuva, vaan siihen liittyy monia asioita, joilla voidaan motivaatiota ja työhyvinvointia parantaa.

Asiakaskeskeinen ja valmentava johtaminen vaatii henkilöstöjohtamisen kokonaisvaltaista uudistusta.  Se vaatii työtä, mutta kannattaa. Vahvaan kilpailukyvyn perustaan kuuluu se, että yritystä johdetaan koko ajan sekä lyhyellä, että pitkällä aikavälillä. Johdon on oltava herkkä myös sille, että se ei puutu liikaa ja heikennä motivaatiota. Lisäksi kilpailukykyyn vaikuttaa se, että mitä pidemmälle yritys kehittyy, sitä enemmän yrityksessä opitaan ja sitä enemmän avautuu uusia kehitysmahdollisuuksia. Menestyvä yritys ei ole koskaan valmis, vaan se oppii koko ajan uutta, reflektoi toimintaansa ja kehittyy jatkuvasti.

Parturi-kampaamo ja kauneushoitolakin voi olla oppiva organisaatio, jota kehittävät oman alansa asiantuntijat. Se vaatii vain  pelisilmää johtamiseen.

– Mila

PS: Jos haluat tietää lisää ja saada työkaluja yrityksesi kehittämiseen, niin tutustu mitä “Valmenna ja menesty – pelisilmää johtamiseen” e-kirja voisi Sinulle antaa. Viemallä kirjan opit käytäntöön, maksaa se taatusti itsensä takaisin moninkertaisesti niin tuloksena kuin työhyvinvointinakin. Saat sen nyt kampanjahintaan.

Ja jos pidit artikkelista, niin olisimme todella iloisia ja kiitollisia, jos jakaisit sitä omissa kanavissasi!

LÄHTEET:

Alahuhta M. 2015. Johtajuus kirkas suunta ja ihmisten voima. Docendo.

Juuti P. 2015. Johda henkilöstö asiakaskeskeisyyteen. PS-kustannus.

Nieminen T. & Tomperi S. 2008. Myynnin johtamisen uusi aika. Porvoo: WSOYpro

Peltonen T. 2007. Johtaminen ja organisointi teemoja, näkökulmia ja haasteita. AYY-Palvelu.

Rubanovitsch M. & Aalto E. 2008. Haasteena myynnin johtaminen 2. painos. Helsinki: Libris Oy

Williams C. 2017. MGMT Principles of Management 10th edition. Cengage Learning.