Muutoksia tapahtuu yrityksissä paljon ja monesti ne ovat välttämättömiä tämän päivän hektisessä maailmanmenossa. Muutospaineita aiheuttavia seikkoja voivat olla muun muassa erilaiset taloudelliset tekijät, kuten kilpailuun ja tarjonnan kasvuun liittyvät seikat sekä poliittiset, lainsäädännölliset ja verotukseen liittyvät tekijät. Lisäksi teknologia, työmarkkinat, työvoiman saatavuus ja moninaisuus voivat aiheuttaa muutospaineita. Yritys ei ole koskaan valmis ja koska toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti, toiminnankin on uudistuttava. Muutoksen keskellä on kuitenkin huolehdittava ennen kaikkia ihmisistä.

Muutoksen toteuttaminen yrityksessä on oltava suunnitelmallista, olipa kyse millaisesta muutoksesta tahansa. Ja olennainen elementti pyrittäessä viemään läpi organisatorisia muutoksia on johtajuus. Valitettavasti muutosprosessissa tarvittava johdon osaaminen ei kuitenkaan aina ole sillä tasolla, kuin sen pitäisi olla. Muutos on aina haaste. Muutoksen toteuttamiseen vaikuttavia tekijöitä voivat olla esimerkiksi aika ja laajuus eli kuinka nopeasti muutos on toteutettava ja kuinka kokonaisvaltaisesta tai osittaisesta muutoksesta on kyse.

Muutoksen johtaminen

Muutosta johdettaessa voidaan havaita sekä muutosta tukevia että sitä vastustavia voimia, jotka käyvät kamppailua yrityksen sisällä. Muutospaineiden alla johdon on tarpeen pohtia, mitkä ovat ne mahdollisesti säilytettävät asiat eli mitä vahvuuksia ja toimintatapoja pitää säilyttää muutoksesta huolimatta. Esimerkiksi ketjuyrityksissä on huomioitava yksiköiden moninaisuus eli kuinka erilaisia eri kohteet ovat. Voimmeko viedä muutoksen läpi kaikissa yksiköissä samalla tavalla vai onko esimerkiksi yksikön koolla, paikkakunnalla tai henkilöstön rakenteella vaikutusta.

Tarpeellista on myös kartoittaa, mitkä ovat eri osapuolten valmiudet muutokseen. Lisäksi on huomioitava organisaation voimavarat, kuinka paljon yritys on valmis investoimaan aikaa, rahaa ja henkilöstövoimavaroja käsillä olevaan muutokseen sekä mikä on henkilöstön motivoituneisuus siihen. Keskeinen seikka muutoksessa on johdon vuorovaikutustaidot ja onko johdolla riittävästi osaamista ja aikaa eli kykyä ja mahdollisuutta toteuttaa muutos. Joka tapauksessa muutos vaikuttaa aina ihmisiin ja ihmiset yrityksen elinvoimaisuuteen.

Lue myös: Mitä parempi pomo, sitä menestyneempi firma? – Esihenkilön vaikutukset yrityksen tuottavuuteen

Muutosprosessia voidaan ja on syytäkin arvioida. Arviointimenetelminä voidaan käyttää alku- ja loppuanalyysiä. Niissä arvioidaan mistä ja miksi lähdettiin muutosta viemään läpi ja mihin päädyttiin. Tulosten kriittinen vertailu tavoitteisiin on myös tärkeää. Usein jo muutoksen alkuvaiheessa on hyvä suunnitella, miten muutosta aiotaan analysoida ja mitata.

Muutostyypit voidaan jakaa vähittäiseen kehittämismuutokseen ja strategiseen muutokseen niiden mittavuuden mukaan, sekä ennakoivaan ja reagoivaan muutokseen niiden ajallisen ”kiireen” mukaan. Eli muutokset voivat olla pienempiä tai suurempia ja tapahtua tulevaisuutta ennakoiden tai jälkikäteen reagoimalla jo tapahtuneisiin ulkoapäin tuleviin paineisiin.

Tärkeää on kuitenkin informoida henkilöstöä, millaisesta muutoksesta on kysymys. Tässä merkittävään rooliin nouseekin viestintä ja vuorovaikutus johdon ja henkilöstön välillä. Tärkeää on myös henkilöstön osallistaminen mukaan muutokseen ja mahdollisuus vaikuttaa päätöksentekoon. Tämä vaatii luonnollisesti aikaa ja voimavaroja.

“Tarpeellista on myös kartoittaa, mitkä ovat eri osapuolten valmiudet muutokseen. Lisäksi on huomioitava organisaation voimavarat. Keskeinen seikka muutoksessa on johdon vuorovaikutustaidot. Joka tapauksessa muutos vaikuttaa aina ihmisiin ja ihmiset yrityksen elinvoimaisuuteen.”

Lue myös: Miten löytää ja pitää parhaat osaajat?  ja Osaavat ammattilaiset tarvitsevat valmentavaa johtajaa, ei hiekkalaatikon kingiä

Muutosvastarinta ja sen käsittely

Tavalla tai toisella muutokseen liittyy lähes aina muutosvastarinta. Muutosvastarinta tarkoittaa muutoksen tai sen suunnittelun vastustusta ja kritisointia, joka ilmenee yksilöiden tai ryhmien käyttäytymisessä. Ihminen suhtautuu luonnostaan muutokseen varauksellisesti ja sen taustalla on primitiivinen itsesuojeluvaisto.

Muutosvastarinta on eräs psyykkisen ohjauksen normaali ilmentymä. Yksilön tavoitteena on säilyttää tasapaino ja hallinnan tunne. Muutosvastarinnan syitä voivat olla muun muassa vakauden kaipuu, tottumukset, pelko vallan tai etujen menettämisestä tai pelko työyhteisön hajoamisesta tai oman työpisteen muutoksesta. Olemme siis kehittyneet luolamiesajoilta yllättävän vähän.

Muutosvastarinnan käsittely kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ja ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin. Tässä avainasemassa on vuorovaikutus ja empatia. Johdon tulee kysellä, kuunnella ja keskustella. Yksilöiden näkemyksille kannattaa kuitenkin pyytää perusteluita ja ennen kaikkea antaa aikaa kypsytellä muutoksen aiheuttamia tuntemuksia.

Näitä vuorovaikutteisia dialogeja voi olla hyvä käydä erilaisissa kokoonpanoissa, kahden, pienemmissä tiimeissä tai mahdollisesti koko henkilökunnan kesken, jotta kaikkien mielipiteet tulisi kuulluiksi. Pelkkä kuulluksi tuleminen ei kuitenkaan riitä, vaan henkilökunta on kiinnostunut myös niiden vaikuttavuudesta päätöksenteossa.

“Tavalla tai toisella muutokseen liittyy lähes aina muutosvastarinta. Ihminen suhtautuu luonnostaan muutokseen varauksellisesti ja sen taustalla on primitiivinen itsesuojeluvaisto. Muutosvastarinta on eräs psyykkisen ohjauksen normaali ilmentymä. Yksilön tavoitteena on säilyttää tasapaino ja hallinnan tunne.”

Lue myös: Miksi kaiken pitää aina muuttua? – Pitäisikö minunkin?

Onnistuneen muutoksen edellytykset

Prosessinäkökulman mukaan yrityksen toimintaan vaikuttavat monet erityyppiset voimat, joiden yhteisvaikutuksesta muutos voi kehittyä tavalla, jota voi olla vaikea ennakoida. Yksittäisen johtajan vaikutusmahdollisuudet ovat useiden erilaisten vaikuttimien ja tekijöiden takia aina vähäisemmät kuin malleissa, joissa johdon ajatellaan voivan ohjata muutosta tahtonsa mukaan. Muutoksen johtamisessa tulee tehdä huolellinen analyysi organisaation erilaisista tilannetekijöistä, ennen kuin muutosta ryhdytään organisaatiossa toteuttamaan.

Prosessinäkökulmasta käsin tarkasteltuna vaikuttaa siltä, että muutoksen vastustus ja epäonnistuminen muutoksen toteuttamisessa johtuu usein muutoksen johtamisen tyylistä, ei niinkään työntekijöiden vastahangasta. Yksi syy siihen, että organisaation muutospyrkimykset epäonnistuvat, on siinä, että ne ovat toimintasuuntautuneita, eikä tuloshakuisia. Toisin sanoen, yritykset keskittyvät ensisijaisesti yrityksen menettelytapojen muuttamiseen, johtamisfilosofiaan tai työntekijöiden käyttäytymiseen, mutta samalla unohtuu kiinnittää huomiota tuloksiin, jotta nähtäisiin, onko kaikki toiminta ollut sen arvoista.

Onnistuneen muutoksen perustana voidaan pitää ennen kaikkea kaikkien osapuolten vahvaa tahtoa, osaamista ja resursseja sekä hyvää johtamista. Ei kuitenkaan riitä, että johtaja innostuu omista ideoistaan, vaan muutokseen tarvitaan koko henkilöstö. Kuten Kurt Lewinkin asian määrittelee ”muutosvastarinta on luonnollista ja keskeistä onkin se, miten sitä käsitellään”.

Muutos on haaste, mutta myös mahdollisuus,

Mila

PS: Jos haluat tietää lisää siitä, miten parantaa yrityksen menestystä lisäämällä henkilökunnan motivaatiota ja työhyvinvointia, niin tutustu kirjaani Valmenna ja menesty -pelisilmää johtamiseen. Paras keino parantaa asiakastyytyväisyyttä, on panostaa henkilökuntaan. 

PPS: Jos pidit artikkkelia hyödyllisenä, niin kiitos kun jaat sen myös omissa kanavissasi!

(Artikkeli julkaistu Pinnissä 2-3/2021 Mila Andersénin juttusarjassa “Kipinää johtoon” otsikolla  “Muutos on aina haaste”)